Ok, wir haben viele Veranstaltungen in einem Excel Dokument, die alle im gleichen Layout eingesetzt werden müssen. Was tun? InDesign bietet uns hier die Funktion der Datenzusammenführung
Unter: Fenster > Automatisierung > Datenzusammenführung öffnest Du das betreffende Fenster und die Arbeit kann beginnen.
Die Daten werden in einem Excel Dokument geliefert, das ihr als .csv speichert. Wichtig ist in der obersten Zeile die Namen der Spalten zu benennen um die Datenfelder im InDesign Dokument später angeben zu können.
ACHTUNG: Excel liefert die .csv Dateien nur mit der Strichpunkt Trennung, InDesign benötigt aber ein einfaches Komma. Um hier keine Probleme mit dem Text zu bekommen einfach die Kommas in ein sonst nicht verwendetes Zeichen tauschen (z.B.: #) als nächstes die Strichpunkte in das zur Separation benötigte Komma tauschen ganz am Schluss im InDesign die # wieder gegen die korrekten Beistriche ersetzen.
Nachdem ihr die .csv Datei im Datenzusammenführungsfenster als Datenquelle ausgewählt habt, sollten die einzelnen Spaltennamen der Datenfelder angezeigt werden. Ihr könnt nun ein Textfenster erstellen, die betreffenden Felder einfügen und mit der Gestaltung der Textblöcke beginnen. Hier solltet Ihr auch gleich die Textformatierungen eingeben, da später im zusammengeführten Dokument zwar Änderungen möglich sind, es hier aber einfach ist, gleich alle Datensätze auf einmal zu ändern.
Als letzen Schritt könnt ihr nun das zusammengeführte Dokument erstellen. Es erscheint ein Optionsfenster in dem ihr angeben könnt, mehrere Datensätze auf einer Seite zu platzieren, für unsere Veranstaltungen ideal. Nach einem schnellen OK könnt ihr Euch das Ergebnis auch schon ansehen und das neue Dokument mit den Datensätzen als eigene Datei speichern.
